Die Verwaltung eines komplizierten Schlüsselsystems in einer großen Firma kann eine schwierige Aufgabe sein und zu großem Durcheinander führen, wenn sie nicht mit akribischer Sorgfalt durchgeführt wird. Abhilfe schaffen kann dabei eine Software, die diese Verwaltungsaufgabe übernimmt.
Mit Hilfe einer solchen Schlüssel Softwarelässt sich nicht nur der aktuelle Status des Schlüsselsystems jederzeit abrufen (z.B. wie viele Schlüssel und Schlösser es gibt, und wer zur Zeit im Besitz welches Schlüssels ist), sondern er ist auch mühelos aktualisierbar.
Oft bietet eine solche Software auch eine besondere Sicherheit, wenn es wichtig ist, bestimmte Informationen wieder aufzurufen, da einmal für einen bestimmten Zeitpunkt angelegte und gespeicherte Listen später nicht mehr geändert werden können.
So kann man beispielsweise bei Verlust eines Schlüssels mit absoluter Sicherheit feststellen, in wessen Besitz der Schlüssel gewesen ist. Manche Systeme zur automatischen Schlüsselverwaltung bieten noch weitere Funktionen wie eine integrierte Hilfe-Funktion, Importfunktionen für bereits vorhandene Schlüssellisten oder auch für Fotos der Mitarbeiter.
Eine gute Software funktioniert bei allen Arten von Schließanlagen und ist insofern benutzerfreundlich, als sie individuell auf die jeweilige Schließanlage eingestellt werden kann. So kann man flexibel auswählen, welche Informationen man bei der Verwaltung seines Schlüsselsystems festhalten möchte und welche nicht so wichtig sind.
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