Für Akten gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, sie müssen für eine bestimmte Zeit archiviert werden. Nach mehreren Jahren muss der Zugriff auf diese Akten noch gewährt sein, deshalb kommt es auf eine übersichtliche und effiziente Akteneinlagerung an. Zahlreiche Unternehmen nutzen noch die Archivierung in Papierform. So ein Papierarchiv mit Ordnern nimmt sehr viel Platz in Anspruch; wird ein bestimmter Beleg nach einiger Zeit gesucht, nimmt die Suche einige Zeit in Anspruch. Die Dokumente sind nicht ausreichend geschützt, sie können, beispielsweise durch Brände oder Überschwemmungen, vernichtet werden.
Im Gegensatz zum Papierarchiv nimmt die elektronische Archivierung einen immer größeren Stellenwert ein. Sie bietet gegenüber dem Papierarchiv entscheidende Vorteile. Die gespeicherten Dokumente nehmen nicht viel Platz ein, sie bleiben für einen unbegrenzten Zeitraum erhalten, sind sicher und können vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Wird ein bestimmtes Dokument gesucht, so kann es schnell gefunden werden, es geht keine kostbare Zeit für die Suche verloren.
Die elektronische Akteneinlagerung setzt sich in immer mehr Unternehmen durch. Effiziente Dokumentenmanagementsysteme stehen dafür zur Verfügung. Für jedes Unternehmen können maßgeschneiderte Lösungen entwickelt werden. Das Einscannen von Dokumenten, die noch in Papierform vorliegen, nimmt sehr viel Zeit in Anspruch. Damit sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, wird die ScanDienstleistung angeboten. Die Anbieter dieser Dienstleistungen verfügen über leistungsfähige Scananlagen. Dokumente unterschiedlicher Formate und in großem Umfang können in kurzer Zeit eingescannt und den Unternehmen zur Verfügung gestellt werden. Die Inanspruchnahme dieser Dienstleistung zahlt sich aus, denn die Vorteile der elektronischen Archivierung überzeugen. Unternehmen, die ScanDienstleistungen anbieten, verfügen über geschulte Mitarbeiter. Die Einhaltung der Richtlinien für den Datenschutz ist garantiert.
Nutzen Unternehmen die ScanDienstleistung für die Ersteinlagerung der Akten in elektronischer Form, können vorhandene Akten, die noch in Papierform vorliegen, bei den Dienstleistern eingelagert werden. Akten, die eingescannt und nicht mehr benötigt werden, werden von den Dienstleistern fachgerecht vernichtet, um unberechtigten Zugriff auszuschließen.
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