Eine Messe ist nicht nur für das Standpersonal eine Belastung. Sie stellt auch die Messelogistik jedes Mal neue Herausforderungen. Immer dann, wenn der Auf- und Abbau, der Transport zur und von der Messe die Möglichkeiten eines Unternehmens übersteigen, dann bedient man sich einer Spezialfirma, die die Aufgaben managt. Gerade bei Großmessen sind die Herausforderungen gewaltig. Oftmals müssen die Aussteller mit Zeitlimits rechnen, wenn sie Material auf das Messegelände bringen wollen. Eine Überschreitung dieses Limits ist oftmals teuer. Wenn also entsprechend viel Material auf die Messe gebracht werden muss, so stellt dies nicht nur an das Personal hohe Herausforderungen, sondern auch an den Planer. Unter Umständen muss nämlich in mehreren Etappen das Material angeliefert werden, wenn eine komplette Anlieferung innerhalb des Zeitfensters nicht möglich ist.
Eine weitere Aufgabenstellung ist der Transport innerhalb des Messegeländes. An vielen Messestandorten sind die Entladeplätze nämlich weit von den Ausstellungsstandorten entfernt. Bei Ausstellungsteilen, die nur mit Maschinen, zum Beispiel Gabelstaplern, transportiert werden können, muss hierfür ein Plan erstellt werden, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Der Stapler muss zur Verfügung stehen, wenn der Transportwagen auf das Gelände darf. Doch es gibt auch andere Herausforderungen. Eine solche kann der Cateringservice sein. Einige Messestandorte erlauben nur solche Lebensmittel auszugeben, die auch von der Messegesellschaft erworben wurden. Dies treibt die Kosten in die Höhe und stellt eine planerische Aufgabe dar, da oftmals nur schwer abzuschätzen ist, wie hoch der Bedarf sein wird. Dies wird dann umso schwerer, wenn die Informationen vom Kunden (der Austeller), an den Dienstleister (der Messelogistiker) nicht der Wahrheit entsprechen. So etwas kann schnell passieren, neigt der Durchschnittsmensch doch dazu, sich zu überschätzen. Ebenso problematisch sind Sonderwünsche, die nicht im Vorfeld der Messe abgeklärt sind. Hier zeigt sich die Klasse des Messelogistikers, der diese Wünsche dennoch realisiert. Die Auswahl eines entsprechenden Dienstleisters ist also wichtig für den Erfolg des Unternehmenauftritts und sollte mit Bedacht gewählt werden.
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