Briefe und Rechnungen einheitlich halten
Es ist lästig und kostet Zeit, wenn man bei jedem Brief und jeder Rechnung wieder von vorne anfangen muss. Studien haben ergeben, dass durch gut abgestimmte Vorlagensoftware rund 25% der aufgewendeten Zeit im Büro eingespart werden könnte.
Textbausteine verwalten
In der Kunden- und Geschäftskommunikation passiert es, dass man oftmals ähnliche Dinge zu sagen hat. Textbausteine erleichtern einem den Umgang mit dieser Aufgabenstellung. Vorlagenmanagement sollte sich also auch darum kümmern, dass sie softwareübergreifend Textbausteine verwalten können.
Einheitliches Design - ob Mail, Rechnung oder Geschäftsbrief.
Sie haben Ihre Linie gefunden - dieser Linie sollte auch Ihre (künftige) Vorlagensoftware folgen. Daher ist es ganz wichtig, dass Sie ihr CD und CI übergreifend eingesetzt bekommen. Nicht alle Vorlagenmanagement-Systeme bieten diese Möglichkeit. Fragen Sie also nach, welche Software konkret unterstützt wird. Denken Sie auch daran, dass Ihr Vorlagenmanagement vielleicht den Spagat zwischen PC und Mac schaffen muss.
Erweiterbar muss es sein
Die Ansprüche und Anforderungen können wachsen. Oftmals kommen neue Aufgabenstellungen daher, da ist es doch gut, wenn auch das Vorlagenmanagement wachsen kann. Gute Anbieter zeigen Ihnen, wie erweiterbar Ihre Vorlagensoftware ist - und bauen diese, wenn die Anforderung vor der Tür steht, auch für Sie um.
Synchronisierung - Von Überall aus
Wichtig ist, dass Ihre Vorlagen immer da erreichbar sind, wo Sie sie benötigen. Gutes Vorlagenmanagement legt auf einem Fileserver ab. Das garantiert, dass sie immer und überall auf Ihre Vorlagen zugreifen können. Und - an die Synchronisierung ist dann auch schon gedacht. Schließlich soll doch alles auf dem gleichen Stand sein und jeder die selbe Vorlage nutzen!.
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