In jedem Unternehmen werden Akten geführt. Häufig liegen diese Akten in Papierform vor. Werden die Akten für laufende Geschäftsvorgänge nicht mehr benötigt, müssen sie archiviert werden, denn für die Akten gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen. Um einen hohen Arbeitsaufwand zu vermeiden, kann man die Akten scannen. Dies hat entscheidende Vorteile. Akten für laufende Geschäftsvorgänge können schnell bearbeitet werden, ein schneller Zugriff ist gewährleistet, die Akten werden vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Die gescannten Akten sind sicher und stehen für unbegrenzte Zeit zur Verfügung. Werden die Akten für laufende Geschäftsprozesse nicht mehr gebraucht, werden sie elektronisch archiviert. Kosten für die Lagerhaltung und Platz werden gespart, denn die gescannten Akten benötigen nicht viel Platz. Werden verschiedene Dokumente gesucht, können sie schnell gefunden werden. Bei Akten in Papierform, die sich im Archiv befinden, geht viel Zeit für die Suche verloren. Die elektronische Archivierung der Akten spart Zeit, Platz und Kosten.
Will man Akten scannen, die in Papierform vorliegen, ist dies mit einem sehr hohen Aufwand verbunden. Die Unternehmen selbst können zumeist keine optimalen Lösungen für die elektronische Bereitstellung und Archivierung dieser Akten erarbeiten. Verschiedene Dienstleistungsunternehmen haben sich inzwischen etabliert. Sie bieten nicht nur die elektronische Archivierung, sondern maßgeschneiderte Softwarelösungen für die Unternehmen an. In Abstimmung mit den Unternehmen werden Lösungen erarbeitet, welche Personen zugriffsberechtigt sind und welche Abteilungen die jeweiligen Akten durchlaufen müssen. Für die spätere Archivierung der Akten werden spezielle elektronische Ordner eingerichtet. Die Mitarbeiter werden in diese Lösungen eingearbeitet.
Damit den Unternehmen keine kostbare Zeit für das Scannen der Akten verloren geht, bieten die Dienstleistungsunternehmen das Scannen der vorhandenen Akten an. Nach kurzer Zeit stehen diese Akten in elektronischer Form bereit. Moderne Scan-Anlagen bearbeiten die unterschiedlichsten Formate und Dokumente. Nur Mitarbeiter, die im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) geschult sind, werden mit dem Scannen der Akten betraut, damit die Richtlinien des Datenschutzes eingehalten werden und die Akten vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind.
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